Description du poste
Au sein de la Direction Générale, l’assistant(e) interviendra en appui de l’assistante de direction et assurera les tâches administratives ci-dessous liées au fonctionnement du secrétariat de la direction générale.
Vos missions principales seront les suivantes :
- Intervenir en appui sur différentes tâches à la demande des services (Direction des finances, développement économique, urbanisme, marchés publics, ressources humaines…),
- Gestion des courriers (arrivée et départ) en lien avec l’accueil de la Ville (logiciel d’enregistrement du courrier), envoi des courriers (Convocation commission…) et signature de courriers.
- Gérer la réservation des salles et la mise en place de lien visio,
- Réaliser l’accueil physique et téléphonique de la collectivité et orientation du public,
- Gestion des fournitures de bureau pour le service,
- Récupération et dispatching des parapheurs « papier » des différents services,
- Organisation de rendez-vous et réunions.
En collaboration avec l’assistante de direction, vous effectuerez les missions suivantes :
- Réaliser l’accueil téléphonique du service DG et Président,
- Assurer l’accueil physique du service DG et Président,
- Gestion du courrier électronique (logiciel Expresso + boite mail),
- Dispatching des cartes vertes des véhicules Ville et CMB,
- Déclaration des sinistres en cas d’absences de l’assistante de direction.
Votre profil
- Une expérience dans un poste similaire serait un plus.
- Baccalauréat général ou professionnel.
Compétences :
Savoirs :
- Être à l’aise avec l’outil informatique ;
- Bonne maitrise des logiciels World et Excel ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
Savoir-faire :
- Être force de proposition ;
- Faire évoluer ses connaissances et ses pratiques ;
- Savoir gérer son temps.
Savoir-être :
- Être organisé et méthodique ;
- Sens du service public ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Être consciencieux et rigoureux ;
- Être dynamique et réactif ;
- Avoir le sens de l’écoute et de l’observation ;
- Savoir faire preuve de discrétion ;
- Avoir des qualités relationnelles, le sens des responsabilités et des capacités d’adaptation.
Modalités de candidature
Candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) à transmettre, accompagnée du dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires soit :
- Par voie postale (à M. Le Président, Direction des ressources humaines BP 723 50207 COUTANCES CEDEX)
- Par courriel électronique (emploi-competences@communaute-coutances.fr)
Informations complémentaires
- Permis B obligatoire.
- Renseignements sur le poste : Sophie VASSARD – Assistante de direction (02 33 76 55 56)
- Les entretiens se dérouleront le mercredi 12 avril 2023.
- Adjoint administratif territorial
